教程：使用Flow和Power BI觸發SharePoint列表的數據集刷新

當與客戶討論他們如何使用Power BI改進組織中的協作業務流程時，我們經常聽說Power BI用于總結和可視化許多最終用戶正在輸入的數據，如Excel文件、SharePoint列表或公共數據服務。管理團隊的預算請求、規劃招聘活動和評估營銷活動等業務流程都符合這種模式。

對于這類流程，用戶通常希望在底層系統中輸入數據時就立即更新Power BI報告。Power BI現有的固定刷新計劃不足以完成這一任務，而且每次您訪問報表時都要手動刷新Power BI數據集，這會增加額外的步驟并造成混亂。

現在，開發團隊使刷新調度更加靈活，以改善Power BI在上述過程中的工作方式。具體來說，開發團隊為Microsoft Flow的Power BI連接器添加了新的刷新數據集操作。現在，您將能夠基于數百個Flow觸發器來觸發數據集刷新。無論觸發器是基于SharePoint列表中項目的更改，還是基于OneDrive或SharePoint Online中Excel文件的更新，還是基于復雜的日期和時間表，此操作都有許多用例。

想想都很激動！請往下繼續閱讀有關使用新的刷新數據集操作基于SharePoint列表的更改自動刷新Power BI報表的完整教程。或者，直接前往Flow親自嘗試一下。

教程：使用Flow和Power BI觸發SharePoint列表或OneDrive Excel文件的數據集刷新

在本教程中，我們將創建一個流程，該流程將在SharePoint列表中的項目更新時觸發數據集刷新。

請考慮這樣一個例子：您是Northwind Traders公司的辦公室管理員，您的職責是通過監控庫存、下新訂單和維護團隊的整體預算來確保辦公室擁有充足的辦公用品。你可能會有這樣一個報告：

假設公司中的各個員工都可以訪問SharePoint列表，以報告辦公室中供應不足的耗材：

為了確保您對供應請求和預算水平有準確的了解，在此SharePoint列表上進行的任何請求都應立即反映在報告中。您可以使用Flow中的新數據集刷新操作輕松地自動執行此過程，而不必每次您或其他人查看報告或等到下一次計劃的刷新時都手動刷新數據集。下載Power BI Desktop正式版

要開始使用，請導航至Flow，登錄，轉到“我的流程”，選擇+新建，然后從下拉菜單的空白中選擇+自動。您應該看到以下內容：

繼續，為您的Flow命名，然后根據您的用例選擇一個SharePoint觸發器。在此示例中，由于我們希望流在列表中添加新行時觸發，因此請選擇創建或修改項目時。

接下來，點擊+新步驟按鈕，然后在搜索框中輸入'power bi'。您應該看到如下操作列表：

然后選擇新的Refresh a dataset操作。

現在，我們進入流的最后一步：選擇工作區的名稱，然后選擇要觸發刷新的數據集的名稱。在我們的案例中，我們選擇了Northwind Traders工作空間和Northwind預算跟蹤數據集。

就是這樣！選擇Save并確保您的流處于打開狀態。現在，每當有新的供應請求在SharePoint列表，您的預算跟蹤數據集應該自動刷新。

返回到Northwind Traders的預算跟蹤示例，如果對“耗材請求SharePoint”列表提出的新請求超出了預算：

您的流程將觸發，數據集將自動更新。考慮到這個人，訂購了500臺4K顯示器，您肯定會知道下一次訪問Northwind Budget＆Supplies時自己什么時候沒有預算：

下一步

• 試用該功能！轉到Flow并使用新的刷新操作自動執行刷新。

• 在Microsoft Flow中運行刷新數據集操作時，將應用刷新的現有限制。對于Power BI Pro使用的共享容量的數據集，您的刷新操作每天被限制為八次（包括通過“計劃刷新”執行的刷新）。在高級容量中，盡管您受到容量中可用資源的限制，但每天的刷新次數沒有限制。如果沒有足夠的資源，則可能會限制刷新執行，直到減少負載。如果此限制超過1小時，刷新將失敗。

• 有關Flow的更多想法，請查看一些現有的Flow模板，這些模板可讓您將Flow中的數據添加到Power BI數據集中，或使用數據警報在數據更改時觸發Flow。在接下來的幾周中，開發團隊還將添加幾個Flow模板，其中包括新的刷新數據集操作，包括上面教程中介紹的操作，請繼續關注。